Koristni nasveti

Kaj je sistem elektronskega upravljanja z dokumenti in zakaj je potreben?

Pin
Send
Share
Send
Send


Elektronsko upravljanje dokumentov v organizaciji vam omogoča, da optimizirate postopek dela z dokumenti na vseh stopnjah: od priprave do odobritve in pošiljanja gotove kopije. Kako implementirati sistem elektronskega upravljanja z dokumenti v organizaciji in kakšne so posebnosti njegove uporabe v različnih oddelkih podjetja, bomo povedali v našem gradivu.

Faza 1. Analiza obstoječega sistema upravljanja dokumentov

Dokumente lahko ustvarite v podjetju ali jih vnesete tako v papirni kot v elektronski obliki. Analiza lahko ugotovi takšne pomanjkljivosti trenutnega delovnega procesa v podjetju kot:

  • izguba dokumentov
  • prekomerno podvajanje
  • dolg čas odobritve
  • stroški tiskanja ali pridobitve skenirane slike papirnatega dokumenta itd.

Sistem v podjetju morda ne izpolnjuje več sodobnih zahtev za delo z dokumenti, kot so:

  • priročen iskalnik,
  • operativni nadzor na vseh stopnjah dela z dokumentom,
  • Možnost avtoriziranega urejanja in odobritve.

Kot tudi druge zahteve za sistem, povezane s posebnostmi upravljanja z dokumenti v podjetju.

Kaj je EDMS?

Z razvojem interneta je čas debelih map in prašnih arhivov stvar preteklosti. Zdaj je postopek dela z dokumenti popolnoma avtomatiziran. Potrebne papirje najdete v enem kliku in arhiviranje poteka brez človeškega posredovanja. EDMS takšne priložnosti odpira podjetjem.

Elektronski sistem za upravljanje dokumentov (EDMS) je posebna programska oprema, zaradi katere poteka obdelava dokumentov v elektronski obliki. Z drugimi besedami, zahvaljujoč EDMS je možno prenašati dokumente med zaposlenimi, izdajati posamezne naloge, arhiv itd.

Zagotovo lahko številne organizacije ustvarijo elektronske dokumente, jih shranijo in prenesejo. Vendar preprosto elektronska oblika ne bo imela nobene pravne veljave. Da bi elektronski papir pridobil na teži, je pomembno, da ga podpišeta obe strani. V tem primeru morajo biti dokumenti zapečateni s posebnim elektronskim podpisom.

Zato lahko EDMS razdelimo na dve vrsti:

  1. Pretok dokumentov v podjetju med zaposlenimi,
  2. Pretok dokumentov med različnimi podjetji in organizacijami po posebnih komunikacijskih kanalih.

Za uporabo sistema EDMS v organizaciji je potrebna posebna programska oprema. Običajno se tak program imenuje platforma EDO. Poleg tega bo za nemoteno delovanje takšne programske opreme potrebna dodatna oprema. Na primer strežniki, omrežni kanali in drugo.

Operater elektronskega upravljanja dokumentov bo potreben, če bo potrebno sodelovati s papirji med dvema različnima podjetjema. Tak operater bo dober pomočnik. Navsezadnje zna dostavljati sporočila, preverja, v kakšni obliki se dokumenti pošiljajo, zahteva in nadzoruje elektronski podpis, samostojno shranjuje in arhivira papirje itd.

Tako je EDMS „obtočni sistem“ celotnega podjetja. Odlično prihrani čas in seveda pozitivno vpliva na delo organizacije kot celote. Toda ali je tovrstna obdelava informacij vedno uporabna? In ali lahko EDMS škodi podjetju? Če želite odgovoriti na ta vprašanja, morate upoštevati pozitivne in negativne strani elektronskega upravljanja z dokumenti.

Faza 2. Oblikovanje zahtev za sistem elektronskega upravljanja z dokumenti in izdelava načrta za njegovo izvajanje

Na tej stopnji so prizadevanja vodstva podjetja in strokovnjakov za IT združena za pravilno postavljanje ciljev in ciljev, ki se rešujejo s pomočjo elektronskega sistema za upravljanje dokumentov. Sistem mora zagotoviti vsaj:

  • nadzor nad vnosom in izstopom registracije dokumentov,
  • prevod papirnatih dokumentov v elektronsko obliko (njihovo skeniranje in prepoznavanje),
  • izmenjava dokumentov med strukturnimi enotami družbe,
  • razvrstitev dokumentov v skupine,
  • hitro iskanje dokumenta po ključnih parametrih in besedilu,
  • ustvarjanje varnostnih in arhivskih kopij,
  • sposobnost upravljanja pravic dostopa,
  • reševanje drugih problemov.

Ločeno oblikovane naloge za delo z dokumenti, ki se rodijo neposredno v samem podjetju. Sistem mora omogočati:

  • ustvarja, prilagaja, usklajuje osnutke dokumentov,
  • za nadzor izvajalcev v rokih,
  • beležite vsa dejanja z dokumentom itd.

Glede na zastavljene naloge je sestavljen načrt za uvedbo sistema elektronskega upravljanja z dokumenti v podjetju.

Faza 3. Razvoj sistemskega razporeda delovanja sistema

  • osnovna pravila sistema so določena,
  • se določi seznam dokumentov, vključenih v elektronsko upravljanje dokumentov,
  • njihove predloge in formati so odobreni,
  • opisuje tehnologijo pretvorbe papirnih dokumentov v elektronske,
  • podrobna pravila za dostop do dokumentov,
  • dešifriranje drugih nihanj sistema.

Faza 4. Priprava na zagon sistema in usposabljanje uporabnikov

V fazi izvajanja se preskusi sistem elektronskega upravljanja z dokumenti, opravijo se potrebne nastavitve opreme in programske opreme. Postavljajo se gesla, osebje razlaga lastnosti dostopa do sistema.

Poleg tega osebje opravi usposabljanje in preverjanje znanja navodil za delo v sistemu elektronskega upravljanja dokumentov.

Odredba o prehodu na elektronsko upravljanje z dokumenti

Da bi sistem elektronskega upravljanja z dokumenti zakonito začel delovati, se izda odredba, v kateri:

  • označuje datum začetka sistema,
  • začetek veljavnosti povezane organizacijske dokumentacije (predpisi, navodila, pravila) je zavarovan,
  • seznam oseb, ki jim je odobren dostop do sistema, je odobren
  • Podrobni so pogoji za informiranje in usposabljanje zaposlenih
  • dešifrirajte druge nianse, povezane z uvedbo sistema elektronskega upravljanja z dokumenti.

Vzorčni nalog o prehodu na elektronsko upravljanje z dokumenti (odlomek):


Naročilo mora biti seznanjeno z vsemi vključenimi zaposlenimi.

Uredba o elektronskem upravljanju dokumentov

Včasih podjetja razvijejo ločen dokument o delu z elektronskimi dokumenti in v njem združijo vsa povezana navodila in predpise. Ta dokument se imenuje "Uredba o elektronskem upravljanju dokumentov."

Kaj vključiti v to določbo in kako podrobno opisati posamezna vprašanja pri delu s sistemom, se odloči podjetje. Okvirni sklop odsekov je prikazan na sliki:


Vzorec uredbe o elektronskem upravljanju dokumentov v organizaciji (odlomek):


Elektronski sistem za upravljanje dokumentov: programi za avtomatizacijo, pokritost, specifike industrije

Organizacija elektronskega upravljanja z dokumenti v podjetju je drag in dolgotrajen postopek. Ne morejo vsi avtomatizirati vseh delovnih mest hkrati in združiti vse verige dela z dokumenti v en sistem.

Na pomoč jim priskočijo specializirani programi, ki omogočajo avtomatizacijo vsaj določenih področij podjetja in organiziranje najmanjšega možnega elektronskega upravljanja z dokumenti. Takšni programi za elektronsko upravljanje dokumentov v organizaciji so na voljo tudi najmanjšim poslovnim subjektom. Običajno jih kupimo za računovodske potrebe (računovodstvo in davčno računovodstvo) z elementi delovnega toka osebja.

To ni najboljši način za izvajanje elektronskega upravljanja z dokumenti v podjetju. Toda če ni potrebnih virov, avtomatizacija posameznih oddelkov in storitev podjetja pomaga delno olajšati delo z dokumenti.

Strokovnjaki s področja elektronskega upravljanja z dokumenti priporočajo drugačen pristop. Če podjetje nima dovolj sredstev za izvajanje celovitega učinkovitega sistema dela z dokumenti, tega vprašanja ne bi smeli reševati lokalno. Elektronsko upravljanje dokumentov se ne bi smelo izvajati na izbranih področjih, temveč kot skupen sistem, ki združuje vse oddelke. Hkrati je sprva mogoče določiti minimalni nabor funkcij in postopoma povečati funkcionalnost s prilagajanjem sistema potrebam in obsegu podjetja.

V zadnjem času je razvijalce programov za upravljanje z elektronskimi dokumenti ločeno po panožnih posebnostih (programi ločeno za javni sektor, telekomunikacije itd.).

Nato se podrobneje pogovorimo o osebju in pravnem elektronskem upravljanju dokumentov (na kaj moramo biti pozorni pri ustvarjanju, ko podjetje ne more organizirati enotnega sistema za upravljanje dokumentov).

Kdaj je potrebno osebno elektronsko upravljanje dokumentov in ali je mogoče brez tega?

Elektronsko upravljanje dokumentov s človeškimi viri je eden od elementov sistema elektronskega upravljanja z dokumenti v organizaciji.

Kadrovski dokumenti po svoji raznolikosti niso slabši od računovodskih storitev - vodilnih po obsegu ustvarjenih in prejetih primarnih dokumentov. Veliko je odvisno od takšnih odtenkov, kot so:

  • obseg in struktura organizacije,
  • posebnosti njegovih dejavnosti,
  • geografska razdrobljenost strukturnih enot,
  • fluktuacija osebja
  • druge lastnosti (prisotnost oddaljenih zaposlenih, škodljivi in ​​nevarni delovni pogoji itd.).

Vsi ti odtenki se upoštevajo pri odločanju, ali organizacija potrebuje elektronski potek dela v osebju.

Če podjetje sestavlja direktor, glavni računovodja in 5-7 zaposlenih, lahko upravljanje elektronskih dokumentov postane zelo drag in neprimeren dogodek. Če je podjetje veliko z obsežno mrežo podružnic in specifičnimi delovnimi pogoji, je avtomatizacija dokumentarnih postopkov nujno potrebna.

Spodaj bodo opisane posebnosti organizacije osebne elektronske izmenjave dokumentov.

1. Varujte osebne podatke

Pri tem je treba izhajati iz zahtev:

  • Zakon "O osebnih podatkih" z dne 27. julija 2006 št. 152-FZ,
  • Uredba Vlade Ruske federacije „O odobritvi zahtev za varstvo osebnih podatkov ...“ z dne 11.11.2012 št. 1119.

Če želite to narediti, morate navesti (odstavek 15 zahtev):

  • varnost prostorov, v katerih se nahaja informacijski sistem, pred nepooblaščenim dostopom nepooblaščenih oseb,
  • varnost nosilcev osebnih podatkov,
  • dostop do osebnih dokumentov omejenega kroga oseb, ki opravljajo svoje uradne dolžnosti,
  • uporaba orodij za informacijsko varnost,
  • izvajanje drugih obveznih ukrepov.

2. Urediti postopek pridobivanja in uporabe elektronskega podpisa

Pri tem bi morali izhajati iz norm zakona "o elektronskih podpisih" z dne 04.06.2011 št. 63-FZ. Glede na pomembnost kadrovskih dokumentov (tudi pri reševanju delovnih sporov) mora direktor podjetja pri podpisovanju uporabljati izboljšani kvalificirani elektronski podpis (UKEP). Uporaba drugih vrst elektronskega podpisa (enostavnega ali izboljšanega nekvalificiranega) lahko povzroči, da so lokalni akti podjetja priznani kot neveljavni.

3. Delite listine o osebju

Kadrovski dokumenti so razdeljeni v dve skupini:

  1. Oblikovano v elektronski obliki.
  2. Ustvarjeno izključno na papirju.

Prav tu nastanejo velike težave pri oblikovanju kadrovskega elektronskega sistema za upravljanje dokumentov v organizaciji. Precejšen del osebnih dokumentov bi moral biti izpolnjen le v papirni obliki in overjen z osebnim podpisom pogodbenih delavcev (zaposlenega in (ali) delodajalca).

Posamezne dokumente in kadrovske podatke zaposlenega je potrebno seznaniti s potrdilom (na primer z odredbo o izrekanju disciplinske sankcije), kadrovski specialist pa mora pri popravljanju podatkov na osebnih kartah zaposlenih vse popravke potrditi z osebnim podpisom.

5. V lokalnem aktu določijo obrazce elektronskih osebnih dokumentov

Obrazci osebnih dokumentov, izvršenih v elektronski obliki, morajo biti določeni v posebnih predpisih. Tam je treba registrirati vse nianse dela s takšnimi dokumenti: postopek za njihovo prilagajanje, pogoje in načine shranjevanja, vrste elektronskega podpisa za dokumente ločenega pravnega pomena itd.

Kadrovsko elektronsko upravljanje z dokumenti: kaj načrtujejo zakonodajalci?

Napredek ne miruje. Postopoma se tisti kadrovski dokumenti, ki so vedno obstajali le v papirni obliki, prenesejo tudi v elektronsko obliko.

Do danes je elektronsko pogodbo o delu zakonito dovoljeno skleniti z oddaljenim zaposlenim, če ima elektronski podpis (člen 312.3 delovnega zakonika Ruske federacije).

Več o tem v tem gradivu.

Čeprav so za široko uvedbo elektronskih pogodb še vedno potrebne ločene zakonodajne študije.

V zvezi z elektronskimi knjižicami dela potekajo razprave na zakonodajni ravni že nekaj let.

Za več podrobnosti glejte povezavo.

Na splošno je stališče oblasti jasno: v bližnji prihodnosti bo uvedeno elektronsko upravljanje z dokumenti na kadrovskem področju. Ministrstvo za delo je že sprožilo poskus izvajanja (sklep z dne 26. marca 2018 št. 194), po katerem v elektronski obliki v številnih podjetjih:

  • upošteva se delovni čas
  • zaposleni so seznanjeni z lokalnimi akti, plačnimi komponentami, opisi delovnih mest,
  • obvestite o začetku počitnic,
  • sestavite službena potovanja.

Uvedba elektronskega delovnega toka osebja bo delodajalcem omogočila, da preko interneta (na daljavo) opravijo preverjanje dela.

Pravno elektronsko upravljanje z dokumenti v podjetju

Pravna vprašanja v poslovnih dejavnostih se pojavljajo redno.

Če ima podjetje odvetnika ali pravno službo, je smiselno organizirati elektronsko upravljanje s pravno dokumentacijo z njeno poznejšo vključitvijo v splošno elektronsko upravljanje z dokumenti. Tak sistem omogoča:

1. Koordinirajte postopek odobritve pogodbe

Uskladitev predlog za že pripravljene pogodbe je značilen za vsa podjetja. To traja veliko časa in zahteva sodelovanje strokovnjakov različnih služb (finančnih, tehničnih, pravnih in drugih). V tem postopku elektronsko upravljanje dokumentov omogoča usklajevanje celotnega postopka odobritve in hitro pošiljanje pogodbe nasprotni stranki.

Pravni elektronski sistem za upravljanje dokumentov mora omogočati:

  • ustvarite seznam oseb za odobritev,
  • nadzirati čas obravnave in prilagoditve,
  • reševati druga vprašanja (s pošiljanjem pogodbe na revizijo, predajo v podpis itd.).

2. Učinkovito delajte s trditvami in zahtevki.

Za opravljanje zahtevkov in zahtevkov mora imeti specialist pravne službe celoten paket izvirnih dokumentov. Ti dokumenti se lahko rodijo znotraj samega podjetja in prihajajo od zunaj (od izvajalcev). Za zbiranje vseh teh razdrobljenih informacij je potrebna operativna interakcija z različnimi službami (računovodstvom, prodajo in drugimi oddelki).

Uredba je pomembna za natančno določitev vprašanj, povezanih z zbiranjem vseh potrebnih informacij za odvetnike v elektronski obliki.

Sistem mora biti konfiguriran tako, da:

  • so bili vsi izvajalski dokumenti pravočasno dostavljeni izvajalcu,
  • predloge pripravljenih dokumentov odvetnikov so bile samodejno poslane poslovodstvu v odobritev,
  • možnost prilagoditve je bila uresničena,
  • izslediti je treba vse faze dela z dokumentom,
  • Sledili so roki za pripravo zahtevkov in zahtevkov.

3. Hitro obravnavajte zahteve

Odvetniki morajo pripraviti pisma nasprotnim strankam, kopije različnih dokumentov, odgovore na zahtevo regulatornih organov in organov kazenskega pregona itd. Uvedba elektronskega upravljanja dokumentov vam bo omogočila sledenje:

  • ko izvajalec prejme zahtevo,
  • koliko časa je potrebno za njegovo izvedbo,
  • datum pošiljanja končnega odgovora.

Ta vrsta nadzora vam omogoča, da disciplinirate ne le odvetnika (izvršitelja), temveč tudi pobudnike zahteve, kar prispeva k pravočasnemu prenosu zahteve in njeni izvršitvi.

Celoten postopek dela z elektronskimi zahtevami mora biti opisan v predpisih: pogoji zahteve, zahteve za popolnost izvirnih podatkov, čas za izvedbo zahteve.

Za razvoj elektronskega sistema za upravljanje dokumentov je potrebno analizirati trenutni sistem za upravljanje dokumentov v podjetju, določiti glavne naloge in dokončati projekt. Nato zaženite sistem, usposobite osebje in postopek dela z elektronskim upravljanjem dokumentov določite v internem lokalnem aktu (uredbi, navodilih).

Vsebina oddelka

Ta razdelek je namenjen vsem, ki se šele začnejo seznanjati s temo elektronskega upravljanja z dokumenti. Oddelek vam bo pomagal oblikovati osnovno idejo o elektronskem upravljanju dokumentov, ne da bi se poglabljali v zapletene zadeve. Čas za študij 1-1,5 ure.

Če želite prenesti arhiv gradiva za samostojni študij - se registrirajte. Nato bo na voljo nabor "Osnove elektronskega upravljanja dokumentov za podjetje." Čas za študij 20 ur

Если вы преподаватель, и вас интересует дисциплина «Основы электронного документооборота и ECM», предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Для его получения напишите нам или звоните +7 (3412)72-65-01.

ECM – это просто или сложно?

Danes je 100% dokumentov v pisarni ustvarjenih v elektronski obliki, do zdaj pa je natisnjenih več kot 80% dokumentov (za odobritev, seznanitev, začetek)! Ali je takšna oblika lahko učinkovita? Zdi se, da je uvedba elektronskega upravljanja z dokumenti najbolj razumno ukrepanje s strani odločevalcev ...

Toda poslovne potrebe po izboljšavah se po avtomatizaciji ne oblikujejo takoj in šele po prejemu številnih signalov vodstvo in odgovorni strokovnjaki prihajajo do zaključka, da podjetje za reševanje aktualnih vprašanj potrebuje poseben informacijski sistem za upravljanje z vsebinami (sistem ECM). To pomeni, da je treba upravljati z informacijami na vseh stopnjah svojega obstoja, dokler ne zastarajo.

Da bi razumeli izraženo potrebo, da bi videli uporabljene prednosti uporabe določene rešitve IT, je treba ne samo "rasti", ampak tudi razumeti, kako je sistem ECM na splošno strukturiran. Katere faze upravljanja informacij zajema infrastruktura ECM? Kaj je mogoče storiti z informacijami na vsaki stopnji? Katera pravila urejajo procese interakcije z informacijami? Kako se obsežna teorija prevede v prakso?

V tem razdelku našega internetnega vira so zbrana in strukturirana gradiva, ki preprosto pokrivajo zapletena vprašanja, povezana z upravljanjem vsebin v podjetjih.

Kaj je elektronski dokument, EDMS, ECM

Obstaja veliko definicij, kaj je elektronski dokument, EDMS, ECM. Poskušali vam bomo dati čim bolj razumljivo in prostorno.

Elektronski dokument - To je določen nabor informacij (besedilo, slika, zvočni posnetek), shranjene v računalniku (datoteke Word, Excel itd.). Ta niz informacij spremlja kartica z atributi, tako kot knjige v knjižnici spremlja indeks kartic. Po atributih (ime, avtor, datum ustvarjanja itd.). Dokument je mogoče hitro najti.

Potek dela (potek dela) je zaporedje dejanj zaposlenih v določenem poslovnem procesu. Na primer: zaporedje dejanj je "prejem dokumenta, registracija dokumenta, pregled dokumenta, izvršitev dokumenta" in poslovni postopek je "delo s pritožbami državljanov".

Elektronsko upravljanje z dokumenti (EDO) je način organizacije dela z dokumenti, pri katerem se večina dokumentov uporablja v elektronski obliki in se shranjuje centralno.

Elektronski sistem za upravljanje dokumentov (EDMS) je računalniški program (programska oprema, sistem), ki omogoča organiziranje dela z elektronskimi dokumenti (ustvarjanje, spreminjanje, iskanje), pa tudi interakcijo med zaposlenimi (prenos dokumentov, izdajanje nalog, pošiljanje obvestil itd.).
EDMS se imenuje tudi EDMS (Electronic Document Management Systems) - elektronski sistem za upravljanje dokumentov.

ECM (Enterprise Content Management) - v prevodu se ta izraz sliši kot "upravljanje virov informacij o podjetju (vsebina, vsebina, vsebina)". Ta koncept je nekoliko širši od sistema EDMS. Pod sistemom ECM se razume niz tehnologij, orodij in metod, ki se uporabljajo za zbiranje, upravljanje, kopičenje, shranjevanje in pošiljanje informacij (vsebine) vsem potrošnikom v organizaciji. Na primer, da bi EDMS moral postati sistem ECM, mora vsebovati sredstva za skeniranje dokumentov, jamčiti varnost dokumentov, vzdrževati pravila za shranjevanje dokumentov itd.

Natančnejše in "znanstvene" opredelitve teh in drugih pojmov najdete v Slovarju. Priporočamo tudi, da se seznanite z gradivom rubrike Osnove elektronskega upravljanja z dokumenti.

Ali potrebujete sistem ECM

Če želite presoditi, ali potrebujete sistem EDMS ali sistem ECM, sami odgovorite na naslednja vprašanja:

  • Ali lahko takoj, ko se pogovarjate po telefonu s pomembnim partnerjem, takoj najdete pravi dokument?
  • ali lahko zagotovo rečete, katera od naročil, ki ste jih izdali, trenutno ni dokončana, katera pa zamuja?
  • Ali ste prepričani, da trenutna hitrost odobritve dokumentov ustvarja pozitivno podobo vaše organizacije?
  • Ste zadovoljni s količino papirjev, ki so na vaši mizi?
  • lahko samozavestno rečete, kje se trenutno nahaja dokument, ki ste ga izdali v odobritev?

Če ste na 3 ali več vprašanj odgovorili negativno, morate resno razmišljati o nakupu sistema EDMS ali ECM.

Priporočamo tudi, da se seznanite z gradivi razdelkov:

Prednosti elektronskega upravljanja z dokumenti

Preglednost poslovnih procesov. Sistem zagotavlja možnost sledenja faz poslovnih procesov, zaradi česar so vse dejavnosti v organizaciji popolnoma pregledne za upravljanje in nadzorovane.

Izboljšanje izvršilne discipline. Po statističnih podatkih 20% prejetih nalog ne opravljajo zaposleni, ki so zanje odgovorni. S sistemom ECM zagotavlja popoln nadzor nad vsemi fazami dela neposredno vpliva na disciplino uspešnosti zaposlenih.

Skrajšani čas, ki ga porabijo menedžerji in zaposleni. Uporaba sistema zmanjšuje čas, porabljen za skoraj vse rutinske operacije z dokumenti (izdelava, iskanje, odobritev itd.). Poleg tega se pospeši delovni tok in posledično vsi procesi v organizaciji.

Zaupnost informacij. Puščanje zaupnih informacij lahko povzroči milijonske izgube za organizacijo. Za razliko od tradicionalnega "papirnatega" upravljanja dokumentov sistem ECM omogoča dostop do dokumentov natančno v skladu z dodeljenimi pravicami uporabnikov, vsa dejanja dokumenta (branje, spreminjanje, podpisovanje) so zabeležena.

Skladnost z ISO 9000. Vzpostavitev vodenja kakovosti je zdaj postala ena izmed prednostnih nalog ruskih podjetij. Ena od zahtev za sistem vodenja kakovosti (QMS) je pregledno vodenje dokumentov in interakcija z informacijami. Prednosti uporabe sistema ECM pri postavljanju QMS:

  • zagotavljanje doslednega izvajanja oddelkov standarda ISO 9001: 2000 za upravljanje dokumentov in zapisov,
  • podpora zaposlenim pri izvajanju predpisov v okviru opisanih poslovnih procesov,
  • zagotavljanje sredstev za nadzor s strani vodstva kakovosti.

Enostavnost inovacij in učenja. Zahvaljujoč sistemu obveščanja, ki je zgrajen na podlagi sistema ECM, lahko vsem zaposlenim hitro predstavite nova delovna pravila. Čas usposabljanja za nove zaposlene se zmanjša zaradi sposobnosti hitrega iskanja informacij, potrebnih za delo (predpisi, navodila itd.). Poti in predloge dokumentov se enostavno spremenijo, nato pa zaposleni samodejno začnejo delati na nov način.

Razvoj korporativne kulture. Proces uvedbe sistema ECM vzpostavlja in vzdržuje korporacijsko kulturo. Optimizacija interakcij zaposlenih in razvoj horizontalnih povezav vodi v team building. Hkrati raste odgovornost vsakega zaposlenega za kakovostno izpolnitev dodeljene naloge.

Konkurenčna prednost. Uvedba sistema ECM neposredno vpliva na konkurenčne prednosti podjetja v primerjavi z drugimi akterji na trgu. Poveča hitrost in kakovost storitev za stranke s pospeševanjem gibanja informacijskih tokov in natančnim nadzorom vseh procesov. Delovanje celo velikega podjetja postane bolj mobilno in manj odvisno od posebnih "nenadomestljivih" zaposlenih.

ECM tehnologija

Do upravljanja s korporativnimi informacijami (ali vsebino) je mogoče pristopiti tako s strani prakse kot s teorije. Nedvomno so praktični vidiki ECM zanimivi predvsem zaradi njihove poslovne usmerjenosti. Vendar pa je za oblikovanje različnih praktičnih vprašanj v strukturiran sistem znanja potrebna teoretična podlaga o tehnični komponenti. Če želite to narediti, morate biti pozorni na sestavne dele življenjskega cikla, navedene v kanonični definiciji iz glosarja AIIM (Združenje za upravljanje informacij in slike): zajem (zajem), upravljanje (upravljanje), shranjevanje (trgovina), zaščita (ohranjanje) in posredovanje informacij ( Dostavi).

Informacije se upravljajo skozi celoten življenjski cikel informacij: od njene ustanovitve ali vstopa v organizacijo, do dostave končnemu uporabniku ali uničenja po poteku obdobja skladiščenja. Informacije prežemajo vse procese organizacije, ustvarjajo in obdelujejo jih v različnih informacijskih sistemih in z uporabo različnih aplikacij, vendar le ECM poudarja, da bi moral biti enoten pristop k upravljanju informacij v celotnem življenjskem ciklu.

Treba je biti pozoren na dejstvo, da so s poslovnega vidika pomembne faze v življenjskem ciklu dokumenta, ki imajo neposreden vpliv na poslovne procese, ko dokument sodeluje v delovnih potekih. S čisto tehničnega vidika te stopnje ne nosijo izrazite pomenske obremenitve, nakazujejo jih s splošnim izrazom "upravljanje z dokumenti".

Več o tehnologijah upravljanja informacij preberite v člankih:

Funkcionalnost in klasifikacija sistemov EDMS in ECM

Po podatkih raziskovalnega podjetja Gartner je sisteme ECM mogoče opredeliti kot podporne vsaj trem od šestih funkcij:

  • upravljanje dokumentov (izjava / vrnitev, nadzor nad različicami, varnost, razvrščanje dokumentov itd.),
  • skupno delo na skupnih dokumentih in podpora projektnim skupinam,
  • skeniranje dokumentov in upravljanje slik papirnatih dokumentov,
  • upravljanje evidenc za dolgoročno arhivsko hrambo, avtomatizacija pravil in predpisov za shranjevanje, ki zagotavlja skladnost zapisov z zakonodajo in regulativnimi predpisi,
  • delovni potek za podporo poslovnim procesom, usmerjanje vsebine, dodeljevanje delovnih nalog in stanj, sledenje poti in nadzor izvajanja,
  • Spletno upravljanje vsebin za avtomatizacijo publikacij; dinamično upravljanje vsebine in interakcija uporabnika za te naloge.

V skladu s številom izvedenih funkcij se sistem EDMS deli na:

  • pisarniški sistemi
  • elektronski arhivi
  • sistemi za potek dela
  • zapleteni ali ECM sistemi.

S to temo se lahko seznanite v naslovih razdelka "Funkcionalni SED in ECM":

Primer poslovnega procesa v sistemu ECM

Sledi diagram poslovnega procesa v zapisu BPMN, ki obravnava primer dela v sistemu ECM z dohodnimi dokumenti (registracija, ogled, izvedba), ki jih je organizacija prejela po pošti, faksu, e-pošti in podvržena registraciji. Dokument se vnese v sistem takoj ob sprejemu v organizacijo in nato "premakne" v elektronski obliki.

Najboljše prakse za organiziranje poslovnih procesov v sistemu ECM

Za organizacije, ki delujejo v EDMS / ECM, se pojavi priložnost, da vodijo poenostavljeno delo in se osredotočijo na poslovne procese. Se pravi, da se registracija dokumentov in nadzor naročil s strani sekretarja v tem primeru uporablja samo pri delu z odhodno in dohodno korespondenco, pri notranjih dokumentih so ti koraki izključeni. To ne pomeni, da se vsi poslovni procesi ustavijo in nihče ničesar ne naredi in ne nadzoruje. Izvajanje določenih naročil poteka v okviru opravil in nalog (delovni tok), pri čemer spremljate status, s katerim lahko nadzirate tudi napredek postopka. Hkrati se povečuje število horizontalnih nalog v okviru standardnih poslovnih procesov ali "primerov", pri katerih ni treba iti skozi usklajevalne verige z višjimi vodji.

Sistem ECM pogosto postane "obtočni" sistem podjetja in vpliva na številne poslovne procese, kar jim omogoča učinkovitejše delovanje. Podrobneje se bomo pogovarjali o najboljših praksah organiziranja takšnega dela.

Kako se sprijazniti s sistemoma ERP in ECM

ERP (Enterprise Resource Planning) je strategija upravljanja podjetja, osredotočena na optimizacijo virov (proizvodnih, finančnih, delovnih) s pomočjo informacijskega sistema.

Čeprav sistem ERP in ECM delujeta s korporativnimi informacijami, je narava teh informacij povsem drugačna. Osnova teh sistemov ERP so dobro strukturirane informacije. Dokument sistema ERP je jasno določena oblika (opisuje enega od virov - finance, materialna sredstva, proizvodne zmogljivosti), kjer nabor podrobnosti ustreza njihovim vrednostim in določeni logiki obdelave.

Dokument sistema ECM (enota vsebine) je predvsem nestrukturirana informacija. Za sistem ECM ni nobene razlike - besedilni dokument, tabela, video datoteka ali risba. Sistem bo takšne dokumente enako dobro vključil v postopke odobritve poslov, dodelitev pravic ali iskanje želenega dokumenta.

Integracija ERP in ECM v podjetju je morda najbolj naraven in najmanj tvegan način združevanja funkcionalnosti teh sistemov.

Preberite več o integraciji sistemov ERP in ECM:

Česa ne bi smeli pričakovati od sistema ECM

Trenutno se kompleksna avtomatizacija podjetij gradi z integracijo več sistemov, od katerih vsak rešuje določeno paleto težav. Zato je zelo pomembno pravilno določiti, kaj natančno je treba izvajati znotraj vsakega sistema.

Sistem EDMS in ECM sta v prvi vrsti osredotočena na delo z nestrukturiranimi informacijami, zato bodo poskusi reševanja nekaterih težav v njem neučinkoviti.

Razmislite o najpogostejših zahtevah strank, katerih izvajanje v sistemu EDMS in ECM bi moralo biti smiselno.

HR uprava. Kljub temu, da je upravljanje s človeškimi viri neposredno povezano z dokumenti, naloga te smeri ni v vodenju samih dokumentov, temveč v računovodstvu in upravljanju osebja. Potrebno je pridobiti različne vzorce po osebju (po izobrazbi, spolu, posebnostih, datumu sprejema / odpuščanja itd.), Ki jih je treba shranjevati v strukturirani obliki v bazi podatkov in ne v obliki ločenih nestrukturiranih dokumentov. Oblikovanje vsakega dokumenta bi moralo odražati spremembe stanja osebja, zato je za avtomatizacijo upravljanja s človeškimi viri bolj priporočljivo uporabljati specializirane sisteme za upravljanje osebja, ki jih je mogoče integrirati v sistem ECM za shranjevanje nestrukturiranih informacij (življenjepisi, fotografije, naročila osebja itd.). Poleg tega je koristno avtomatizirati postopke za uskladitev teh dokumentov v sistemu ECM.

Računovodstvo finančnih dokumentov. Podobno je s strukturiranimi finančnimi dokumenti: računi, računi, opravljena dela itd. Specializirani računovodski sistemi ter specializirani moduli sistema ERP so namenjeni davku in računovodstvu, ki temeljijo na primarnih dokumentih. Sistem ECM jih ne more nadomestiti, čeprav sta skeniranje in organiziranje elektronskega arhiva slik skeniranja finančnih dokumentov naloge sistema EDMS. Potreba po izvajanju takšnih rešitev se ponavadi pojavi pri velikem številu dokumentov in udeležencih v poslovnih procesih, ki bodo delali s finančnimi dokumenti kot dokumenti EDMS ob upoštevanju pravic dostopa, digitalnega podpisa itd.

Kombinirana uporaba sistemov ECM in ERP je uporabna na naslednjih ravneh:

  • shranjevanje slik dokumentov v ECM, ki se hranijo v ERP,
  • shranjevanje poročil ERP v ECM, vklj. Podpisan EDS
  • usklajevanje dokumentov in vnosov v imenik ERP s sistemom ECM.

Poleg tega je zdaj možno izmenjati finančne dokumente (račune, pogodbe, račune in akte) z nasprotnimi strankami v elektronski obliki. Shranjevanje takšnih dokumentov v EDMS bo prineslo dodatno prednost. Več podrobnosti.

Za preučevanje te teme bodo koristna gradiva:

Posebej za računovodje smo pripravili majhen učbenik (zbirko člankov):

Analiza in modeliranje poslovnih procesov.

Za analizo in modeliranje poslovnih procesov se praviloma uporabljajo sistemi razreda BPM (upravljanje poslovnih procesov). To so specializirana orodja poslovne analitike podjetja ali zunanjega svetovalnega podjetja. Simulirani poslovni procesi lahko vsebujejo dejanja, ki niso povezana z dokumenti, izvedena ročno (na primer dostava dokumentov po kurirju), zunanji subjekti (na primer dobavitelji) ali s podporo za druge razrede sistemov (ERP, CRM).

Klasični EDMS lahko ponudi nekaj informacij za analizo poslovnih procesov (na primer v obliki poročil o zamudah pri izvajanju določenih vrst nalog). Toda to je le majhen del podatkov, potrebnih za popolno analizo.

Priporočljivo je vključiti EDMS in sisteme modeliranja glede na referenčne podatke, na primer vrste dokumentov ali organizacijsko strukturo. Poleg tega bo učinkovito uporabljati EDMS kot ponudnika podatkov za analizo obstoječih poslovnih procesov, ki se izvajajo v EDMS.

Po drugi strani pa sistemi za upravljanje dokumentov, ki so na voljo na trgu, pogosto presegajo okvir EDMS in se približajo razredu sistemov BPM, zato lahko funkcije vključujejo eno ali drugo funkcijo za analizo in modeliranje.

Več o pozicioniranju sistema ECM si lahko preberete pod naslovom Mesto ECM v informacijskem sistemu podjetja.

Učinek izvajanja

Ocenjevanje učinka projekta ECM je v bistvu enako kot ocenjevanje učinkovitosti IT-projekta in vrednotenje IT-projekta na podlagi vrednotenja katerega koli projekta v podjetju.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. To je mogoče v primerih, ko so zajeti problemi IT z očitnimi in ne zahtevajo dodatne utemeljitve. Na primer, nakup računalnika za tajnika ali uvajanje računovodskega sistema. Tu je motiv zrelost tehnologij podjetja, brez katerih se podjetje preprosto ne more šteti za učinkovito. V drugih primerih je učinka skoraj nemogoče izračunati, čeprav je potreba po izvajanju nedvomna. In včasih je izračun učinka dražji od same tehnologije (na primer zagotavljanje zaposlenim neomejen dostop do interneta). V vseh teh primerih je pozornost več pozorna na stroške projekta in potencial rešitve, na primer, kako enostavno je mogoče rešiti druge naloge podjetja s pomočjo implementiranega sistema.

EDMS in rešitev, ki temeljijo na njem, ni vedno mogoče pripisati sistemom, katerih učinek je jasen. Tradicionalne metode za analizo učinkovitosti uporabe sredstev za informacije niso uporabne, kot tudi formula "razmerje med dobičkom in celotnimi stroški je učinkovitost". To je posledica dejstva, da so informacije neopredmeteno sredstvo, ki sodeluje v proizvodnji skupaj z materialnimi in delovnimi viri. Izvajanje sistema ECM spremlja sprememba poslovnih procesov in stroškov dela. Stroški informacijskih sistemov, vključno z ECM, so v večini primerov posredni stroški, ki jih je mogoče izračunati le na enoto proizvodnje z uporabo nekega modela gospodarskega načrtovanja, kar je pogosto težko formalizirati.

Kakšna je implementacija sistema ECM

Izbira in pridobitev sistema ECM je le prvi korak k gradnji elektronskega upravljanja dokumentov v organizaciji. Preden sistem deluje in začne zares veljati, je postopek izvajanja pred nami. Če še nikoli niste uvedli nobenega informacijskega sistema, vam bomo razložili, kaj je implementacija in zakaj je potrebna.

Vpeljava sistema ECM običajno obsega naslednje korake:

  • organizacija projekta, razporeditev osebja (vodja projekta in delovna skupina),
  • podjetniške raziskave in oblikovanje rešitev za uporabo sistemov ECM,
  • uglaševanje in prilagajanje sistema ECM,
  • usposabljanje osebja
  • poskusno delovanje.

Podjetje lahko postopek izvedbe organizira samostojno ali z udeležbo tretjega izvajalskega podjetja. V prvem primeru bo potrebnih več časa in truda s strani naših zaposlenih, čas izvedbe se verjetno zavleče. V drugem primeru bodo za plačilo storitev tretje organizacije potrebni znatni finančni stroški, vendar bo časovna razporeditev in rezultat projekta bolj zagotovljena.

Vsekakor so za uspešno izvajanje obvezna naslednja pravila:

  • aktivno sodelovanje vodstva pri izvajanju in uporabi sistema ECM,
  • prepoznavanje in poglobljeno usposabljanje ključnih zaposlenih za izvajanje in podporo sistema ECM,
  • organizacija usposabljanja za vse uporabnike in zagotavljanje navodil za delo s sistemom.

Nenehno posodobljena priporočila glede organizacije izvedbenega postopka najdete v našem razdelku Izvajanje elektronskega upravljanja z dokumenti.

Težave in tveganja pri uvedbi sistema ECM

V mnogih pogledih težave in tveganja pri izvajanju sistema ECM sovpadajo s projekti za izvajanje drugih informacijskih sistemov za celotno podjetje in vodijo do naslednjih negativne posledice:

  • kršitev pogojev projekta,
  • kršitev proračuna projekta,
  • nepopolno doseganje ciljev (sistem deluje, vendar ne v celoti: manj / slabše od načrtovanega),
  • popoln neuspeh pri izvajanju (po izvedbi sistem res ne deluje).

Specifičnost tveganja pri uvajanju sistema ECM je povezan s tem, da je v kratkem času treba večino zaposlenih prenesti na popolnoma nove načine dela zanje (branje dokumentov v elektronski obliki, prejemanje elektronskih resolucij in podpisov vodstva itd.). Najbolj značilna tveganja za uvedbo sistema ECM vključujejo:

  • Konzervativni uporabniki, zavračanje novih delovnih metod,
  • nizka računalniška pismenost običajnih uporabnikov in višjega vodstva,
  • nestrukturirani procesi (pomanjkanje predpisov),
  • nezadostna / neustrezna tehnična oprema,
  • nejasno upravljanje projektov.

Načini za preprečevanje tveganj na splošno standardni:

  • podrobna predhodna zasnova sistema ECM v tem podjetju,
  • jasne smernice in osebni primer vodenja,
  • usposabljanje osebja in operativna podpora pri reševanju težav.
  • postopno izvajanje.

Zanesljivost in veljavnost elektronskega dokumenta

Področje elektronskega upravljanja z vsebinami in elektronske interakcije se zdaj aktivno razvija. Prav tako se razvija zakonodaja, nekatere norme so v njej določene, potem ko so se v življenju uveljavile, nekatere pa se, nasprotno, pojavljajo z uvedbo zakonodajnih aktov.

Določitev zanesljivosti in pravnega pomena papirnatega dokumenta je razumljiv postopek za vse: dokument mora imeti potrebne podpise in pečate. Toda kako določiti natančnost elektronskega dokumenta?

Za to ustvarjeno elektronski podpis (EP) - To je potreben elektronski dokument, namenjen zaščiti pred ponarejanjem. ES vam omogoča, da identificirate lastnika podpisa, pa tudi ugotovite odsotnost sprememb v elektronskem dokumentu po njegovem podpisu.

V najpreprostejši predstavitvi mehanizem EP deluje na naslednji način. Dodeljen je certifikacijski center (oddelek ali zunanja organizacija), ki s pomočjo specializirane programske opreme ustvari tako imenovane "ključne certifikate" za vsakega uporabnika. Tipka ES je edinstveno zaporedje znakov. Sestavljen je iz zasebnega ključa (na voljo je le njegovemu lastniku, z njegovo pomočjo lahko lastnik podpiše elektronski dokument) in javnega ključa (na voljo je vsem, z njim lahko določite, kdo je podpisal elektronski dokument in kdaj).

Pri uporabi sistema ECM so skrite vse "težave", s katerimi se uporabnik lahko sreča. Uporabnik mora praviloma izbrati želeno funkcijo: "Podpiši dokument" (dokument, podpisan z elektronskim podpisom, bo hkrati zaprt za spremembe) ali "Pridobite podatke o podpisih". Legitimnost elektronskih dokumentov priznavajo sodišča in tretje osebe.

Če želite preučiti vprašanje uporabe elektronskega podpisa, glejte razdelek Samo o elektronskem podpisu / digitalnem podpisu.

Če želite preučiti različna področja zakonodaje - se seznanite z gradivi naslova Normativni dokumenti in pravni vidiki.

Konceptualni aparati in vrste elektronskega upravljanja z dokumenti

Elektronsko upravljanje dokumentov (EDO) je sistem avtomatiziranih procesov za obdelavo elektronskih dokumentov, ki izvaja koncept „brezpapirnega papiranja“.

Razvoj in aktivno uvajanje elektronskega upravljanja z dokumenti se je začelo v 90. letih, ko se je na ruskem trgu pojavilo veliko programov za avtomatizacijo pisarn. Od takrat se ta panoga aktivno razvija. Vse več organizacij si prizadeva za uvedbo sistema elektronskega upravljanja z dokumenti, da bi povečali učinkovitost delovnega časa in zmanjšali stroške ročne obdelave dokumentov.

Glavni element elektronskega upravljanja dokumentov je elektronski dokument, ustvarjen z uporabo računalniških orodij za obdelavo informacij in shranjen kot datoteka ene ali druge oblike na računalniškem nosilcu.

Uvedba elektronskega upravljanja z dokumenti omogoča podjetju naslednje prednosti:

  • enkratna registracija dokumenta, ki vam omogoča natančno identifikacijo v sistemu,
  • vzporedna izvedba več operacij, zmanjšanje časa premikanja dokumenta in povečanje učinkovitosti izvedbe,
  • neprekinjeno gibanje dokumenta, ki omogoča kadar koli identifikacijo osebe, odgovorne za njegovo izvršitev,
  • enotno zbirko dokumentov, razen možnosti podvajanja,
  • učinkovito iskanje dokumenta z minimalnimi informacijami o njem,
  • učinkovit sistem poročanja, ki vam omogoča nadzor gibanja dokumenta v vsaki fazi delovnega toka.

Glede na posebnosti organizacije obstaja več vrst elektronskega upravljanja z dokumenti:

  • proizvodnja EDI,
  • Management EDI
  • arhiviranje
  • HR EDI
  • Računovodstvo EDI
  • skladišče EDO,
  • tehnološki EDO,
  • Tajni in zaupni EDI.

Dejavnosti je lahko toliko elektronskih sistemov za upravljanje dokumentov. Po potrebi lahko avtomatizirate katero koli zasebno upravljanje dokumentov.

Funkcije in učinkovitost EDI

Nabor potrebnih funkcij EDI je določen z nalogami, s katerimi se sooča avtomatizacija upravljanja z dokumenti v podjetju. Osnovne funkcije EDI so naslednje:

  • oblikovanje elektronske različice dokumenta,
  • izdelava atributne kartice dokumenta,
  • oblikovanje besedila iz že pripravljene predloge z nadomestitvijo spremenljivih vrednosti iz dokumentne kartice nanjo,
  • iskanje dokumentnih kartic,
  • oblikovanje elektronskega dokumenta z uporabo predloge na pisemski obliki organizacije,
  • shranjevanje dokumentov v različnih formatih,
  • ustvarjanje dokumentnih poti in nadzor nad njegovim gibanjem,
  • vzdrževanje revij, klasifikatorjev in referenčnih knjig,
  • registracija in klasifikacija dokumentov, registriranih v programu,
  • pošiljanje opomnikov in obvestil,
  • odobritev dokumentov
  • generiranje poročil o gibanju in izvrševanju dokumentov.

Učinkovitost uporabe elektronskega upravljanja z dokumenti v organizacijah se ocenjuje količinsko in kakovostno. Kvantitativni kazalniki se lahko merijo in ocenijo glede na materialne in časovne stroške:

  • skrajšanje časa za 75% za obdelavo in izdelavo dokumentov: registracija, pošiljanje po pošti, iskanje, izvajanje kontrolnih operacij,
  • pospešitev gibanja informacijskih tokov: prenos dokumenta iz enote v enoto ali partnersko podjetje, priprava standardnih dokumentov, usklajevanje, hitrost distribucije informacij znotraj podjetja,
  • varčevanje materialov in virov v obliki znižanja stroškov pisarniškega materiala, potrebščin in shranjevanja dokumentov.

Kazalniki kakovosti se ocenjujejo z vidika izboljšanja in razvoja več vidikov podjetja:

  • povečanje produktivnosti dela zaposlenih do 25% zaradi prisotnosti enotnega informacijskega prostora, poenostavitve procesov timskega dela, učinkovitega nadzora nad izvrševanjem dokumentov,
  • zmanjšanje tveganja izgube dokumentov,
  • povečati hitrost odobritve in odobritve dokumentov,
  • povečanje korporativne kulture.

Kot kaže praksa, večji bo gospodarski učinek uvedbe sistema elektronskega upravljanja z dokumenti, več zaposlenih bo vključenih v EDI.

Zahteve za elektronske sisteme za upravljanje dokumentov

Sistem elektronskega upravljanja z dokumenti (EDMS) je posebna aplikacija, ki udeležencem omogoča izmenjavo elektronskih dokumentov pravnega pomena. Vse elektronske sisteme za upravljanje dokumentov lahko razvrstimo po več merilih:

  1. EDS z naprednimi sistemi za shranjevanje in iskanje. Njihovo drugo ime so elektronski arhivi.
  2. EDS z razvitimi usmerjevalnimi sistemi, ki zagotavljajo gibanje dokumentov po določenih poteh.
  3. EDS s sistemom za podporo vodenju organizacije in kopičenjem znanja. Ti sistemi običajno združujejo lastnosti prejšnjih dveh. Poleg tega je v takšnem sistemu mogoče uporabiti tako togo kot prosto progo. Podobni EDMS se uporabljajo v velikih podjetjih in vladnih agencijah.
  4. EDS s podporo timskega dela. Takšni sistemi so usmerjeni v organiziranje kolektivnega dela zaposlenih, tudi če so geografsko ločeni. Zagotovite možnost iskanja informacij, razprav in sestankov, vključno z resničnimi in virtualnimi, ter storitev za shranjevanje in objavljanje dokumentov.
  5. EDS z dodatnimi storitvami: vodenje projektov, e-pošta, zaračunavanje, CRM storitev.

Najbolj priljubljene funkcije sistema EDMS so:

  1. Shranjevanje in iskanje dokumentov.
  2. Podpora za pisarniško delo.
  3. Usmerjanje in nadzor nad izvrševanjem dokumentov: priprava poti dokumentov, podpora ukrepom med potmi, obveščanje zaposlenih o prejemu novega dokumenta, samodejni nadzor nad časom izvršitve.
  4. Priprava analitičnih poročil, kot so poročilo o trenutni zaposlitvi, opravljanju dela na dokumentih in o poznih naročilih.
  5. Zagotavljanje informacijske varnosti, vključno z avtentikacijo uporabnikov, podporo elektronskemu digitalnemu podpisu, šifriranju dokumentov in pisem, reviziji dela v sistemu.

Nekateri EDS imajo posebne funkcije, ki vam omogočajo, da razširite možnosti uporabe z integracijo z drugimi sistemi.

Značilnost ruskega notranjega elektronskega sistema za upravljanje dokumentov organizacije je vertikalna usmeritev: dokument mora doseči vrsto odobritev in odobritev višjega vodstva, preden pride do izvajalca. Poleg tega v domačem pisarniškem delu obstajajo takšni sestavni deli, kot so sistem registracije, priprava poročil in nadzor nad izvrševanjem. V zvezi s tem so najbolj znani EDMS na ruskem trgu izdelki lokalnih razvijalcev (glej sliko).

Sl. Tabela povpraševanja različnih EDMS v ruskih podjetjih

Kako izbrati EDMS, primeren za vaše podjetje

Ker razvijalci ponujajo veliko programov za avtomatizacijo pisarn, je pomembno, da se pri izbiri enega ali drugega sistema EDMS ne zmotite. Obstaja več pomembnih meril, s pomočjo katerih lahko razumete, ali je program primeren za podjetje ali ne.

  1. Zrelost sistema EDMS, vključno s časom njegovega obstoja na trgu, število podjetij, ki so sistem uspešno uporabila pri svojem delu, razpoložljivost posodobitev. Novi sistemi imajo veliko verjetnost napak in posledično neuspehe pri organizaciji elektronskega upravljanja z dokumenti podjetja.
  2. Skladnost s standardom organizacije.
  3. Skladnost s cilji in cilji podjetja.
  4. Raven tehnične podpore za sistem za upravljanje sistemov za upravljanje (EDMS) podjetja v razvoju med namestitvijo in med delovanjem.
  5. Možnost spremembe EDMS v primeru širitve organizacije.
  6. Razpoložljivost dokumentacije za upravljanje ali spreminjanje nastavitev EDS.
  7. Zaščita pred EDS. Sistem mora zagotoviti zaščito informacij v skladu z varnostno politiko podjetja.
  8. Čas, potreben za obnovitev sistema EDMS po okvari.
  9. Stroški EDS, vključno s stroški nakupa, licence, administracije in tehnične podpore.

Izbira sistema je odvisna od tega, kaj kupec namerava dobiti od njega, kakšne vire ima in kakšna je stopnja razvoja podjetja na področju elektronskega upravljanja z dokumenti.

Da bi končno ugotovili, kateri EDMS naj se namesti v podjetju, je priporočljivo narediti nekaj preprostih korakov:

  • opraviti primerjalno analizo več sistemov za varstvo podatkov, ki najbolje ustrezajo zahtevam,
  • oceniti stroške lastništva programa,
  • preučite sheme licenc in izberite najboljšo možnost,
  • se seznanite s ponudbo storitev dobavitelja,
  • Raziščite predstavitvene videoposnetke
  • namestite demo različico programa,
  • preučiti funkcionalnost sistema EDMS in izpostaviti najpomembnejše z vidika podjetja.

Po obsežni analizi pridobljenih podatkov lahko dokončno odločite o namestitvi programa v podjetju.

Izvajanje elektronskega upravljanja z dokumenti

Izvajanje elektronskega upravljanja dokumentov v organizaciji ni tako preprosta naloga. Ni dovolj samo nakup programa, namestitev v računalnike in njegovo delovanje. Uspeh izvedbe je odvisen od več pogojev.

  • Aktivno sodelovanje v pisarniški avtomatizaciji s strani vodstva podjetja. Hitra rešitev organizacijskih vprašanj, povezanih z izvajanjem EDI, pa tudi vpliv na srednje menedžerje in podrejene, ki se upirajo inovacijam, pripomore k uspešnemu doseganju tega cilja.
  • Upoštevanje korakov namestitve vam bo omogočilo izpolnjevanje zahtevanih rokov in izpolnjevanje proračuna.
  • Zanimanje ključnih uporabnikov. Pri avtomatizaciji delovnega toka je treba upoštevati interese tistih zaposlenih, ki bodo neposredno delali v programu.
  • Pravilna priprava projektne dokumentacije bo pripomogla k izogibanju neskladnosti med izvajalcem in naročnikom med delovanjem sistema.

Bolj kot se ta načela upoštevajo v postopku izvajanja, večja je verjetnost, da bo prehod podjetja na elektronsko upravljanje dokumentov uspešen.

Postopek za organizacijo elektronskega upravljanja z dokumenti v podjetju je naslednji.

  1. Razvoj tehničnih specifikacij.
  2. Izbira IT rešitev.
  3. Opis poslovnih procesov.
  4. Priprava ocen, razporedov, seznama potrebnih virov in splošnega delovnega načrta.
  5. Izvajanje elektronskega upravljanja z dokumenti.
  6. Preizkušanje programa.
  7. Zagon sistema EDMS.
  8. Spremljanje uporabe sistema.

V procesu uvedbe sistema za upravljanje kakovosti v podjetju se bodo neizogibno pojavile težave in tveganja, kar bo privedlo do kršitve rokov za začetek projekta, prekoračitve proračuna, nepopolnega doseganja ciljev, s katerimi se sooča EDMS, ali celo do popolne prekinitve izvajanja programa.

Specifičnost tveganj pri izvajanju EDI in tudi pri izvajanju katerega koli informacijskega sistema v celotni organizaciji je posledica dejstva, da je v razmeroma kratkem času potreben del zaposlenih preusmeriti na nove in nenavadne metode dela zanje. Glavna tveganja vključujejo naslednje:

  • Konzervativnost zaposlenih
  • nezadostna računalniška pismenost delavcev,
  • pomanjkanje predpisov za glavne procese,
  • slaba tehnična oprema
  • pomanjkanje jasnega upravljanja projektov.

Da bi preprečili neželene težave med organizacijo elektronskega upravljanja z dokumenti, je treba podrobno zasnovati delo sistema za upravljanje sistemov upravljanja v podjetju, organizirati njegovo postopno uvajanje, usposobiti osebje in mu zagotoviti operativno podporo pri reševanju težav, povezanih z delom EDMS.

Na splošno uvedba elektronskega upravljanja z dokumenti ni le inovacija, temveč korenit korak k sodobnemu upravljanju informacijskih tokov. Po podatkih CNews Analytics je domači trg EDMS eden najbolj dejavnih segmentov IT industrije. To je zato, ker je glavni potrošnik programov javni sektor, interes države pa zagotavlja stabilnost celotnega trga.

Elektronsko upravljanje dokumentov kot del uvedbe integriranega sistema za avtomatizacijo poslovanja

Denis Seleznev, vodja prakse Avtomatizacija: 1F v skupini KSK, največjem svetovalnem holdingu, ki se ukvarja z razvojem in namestitvijo lastnega edinstvenega programa za avtomatizacijo podjetij First Form, nam je povedal, kako organizirati in zagnati sistem elektronskega upravljanja dokumentov:

»Nekatera podjetja, zlasti mala, verjamejo, da se avtomatizacija poslovnih procesov v podjetju, da bi prihranili denar, lahko izvaja tudi v delih - najprej računovodstvo, potem papirologija, nato vse ostalo. Dejansko lahko takšni namišljeni prihranki posledično povzročijo velike neprijetnosti in potrebo po dodatnih stroških. Predstavljajte si, da se podjetje razvija, se sooča z nalogo združevanja vseh različnih programov v skupni sistem, vendar se pogosto izkaže, da je to nemogoče ali skoraj nemogoče. Različni programi za avtomatizacijo ne morejo delovati v enem samem načinu in postopek avtomatizacije morate začeti že od samega začetka.

Veliko bolj donosno, enostavnejše in bolj priročno je, da takoj namestite integriran sistem, ki zajema vse poslovne procese v podjetju in se lahko širi v primeru novih poslovnih procesov. KSK skupina svojim strankam ponuja edinstven razvoj - celovit sistem "First Form". Med njegovimi prednostmi so hitrost implementacije, prilagodljivost sistema različnim poslovnim nalogam, preprostost, mobilnost in donosnost. Upoštevati je treba, da ima "prvi obrazec" fiksne stroške in od stranke ne bo potreboval dodatnih stroškov. Zagotavljamo tudi visoko kakovostno tehnično podporo in usposabljanje osebja. "

Oglejte si video: Kaj je EDI oz. RIP? (Oktober 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send